Patrícia Santos - Palestras e Cursos

Seja mais Produtivo

tempoTrabalhe para alcançar os resultados que você quer

  • Organize tudo com base nas prioridades (tarefas, e-mails, ligações, leitura)
  • Revise o que você fez x o que você planejou fazer x o que você deve fazer
  • Saiba como maximizar sua energia criativa
  • Estabeleça objetivos diariamente e semanalmente
  • Múltiplas tarefas para combinar atividades sem perder o foco
  • Permita tempo extra – Um tempo para você mesmo
  • Recupere-se do vício de email AGORA
  • Enfrente sua tarefa mais crítica ou mais difícil no seu “horário nobre”
  • Avalie os pedidos dos outros face as suas prioridades e apenas diga NÃO
  • Resista à vontade de fazer perfeito

Analisar

  1. Ver o estresse como um sinal para analisar
  2. Descubra onde/como você gasta o seu tempo
  3. Retire de sua cabeça
  4. Encontre desperdiçadores de tempo
  5. Identifique o que você pode mudar

Priorizar

  1. Amarre as prioridades com as metas
  2. Foque em atividades que produzam resultados
  3. Saiba o que fazer quando as suas prioridades não são compatíveis com a prioridade dos outros.
  4. Faça as coisas que importam ao invés de fazer todas as coisas perfeitamente
  5. Elimine trabalhos de baixa prioridade quando você puder

Planejar

  1. Faça um plano semanal
  2. Crie planos de projeto
  3. Escreva-os
  4. Tenha um plano de apoio
  5. Saiba quem pode ajudar e como influenciá-los

Programar

  1. Um tempo para você mesmo
  2. Programe o tempo em seu calendário para fazer o seu trabalho
  3. Agrupe itens relacionados
  4. Faça tarefas mais difíceis durante seu horário de pico de energia
  5. Mantenha um calendário para tudo

Dizer não

  1. Avalie pedidos face às prioridades
  2. Diga não quando não há alinhamento
  3. Seja honesto
  4. Corresponda a linguagem corporal com as palavras
  5. Forneça sugestões ou alternativas

Limitar Interrupções

  1. Aceite algumas interrupções
  2. Levanta-se quando alguém perguntar “Tem um minuto?”
  3. Sugira outro horário de reunião
  4. Estabeleça um limite de tempo
  5. Permaneça focado

Parar o adiamento

  1. Enfrente primeiro o trabalho maior
  2. Identifique passos contestáveis
  3. Comece durante o seu “horário nobre”
  4. Faça algo
  5. Celebre o progresso para diante

Dicas de Gestão de Tempo

 

Energia Criativa

  • Quando é a sua melhor hora do dia? Quando você faz a maioria das coisas?
  • A primeira coisa pela manhã, logo após o almoço, ou no final do dia?
  • Como você prefere trabalhar nos projetos?
  • Você precisa de tempo sozinho para pensar e planejar ou você trabalha melhor quando você pode expor suas ideias aos outros?
  • Você é mais produtivo em um lugar quieto e solitário ou você precisa de barulho e atividade para ficar energizado?
  • Como você prefere controlar as tarefas e os prazos?
  • Você usa o Outlook / Ical para tudo ou você precisa de um calendário visual para impulsionar a conclusão?
  • O que tende a distrair você?
  • Outras pessoas arrancam você de sua zona criativa ou você checa o tempo a cada hora?
  • Você precisa de um espaço limpo para trabalhar ou você precisa ver pilhas de documentos de seu projeto atual?

Tarefas

  • Quebre grandes tarefas em pequenos pedaços
  • Enfrente as tarefas mais difíceis no começo do projeto e/ou durante o seu horário produtivo do dia
  • Escale tempo para fazer suas tarefas em seu calendário diário
  • Observe a extensãoapenas adicione algo quando isso se une a uma de suas metas
  • Não seja perfeccionista – muitas tarefas pedem por eficiência X precisão… saiba quando reconhecer a diferença
  • Delegue – Saiba quem pode ajudar e como influenciá-los
  • Combine atividades – procure por maneiras criativas para múltiplas tarefas – sem perder o foco
  • Elimine qualquer trabalho desnecessário ou de baixa prioridade para você

Calendário

  • Mantenha apenas um calendário – papel ou digital – para todos os seus compromissos
  • Programa um tempo cada final do dia para o planejamento do dia seguinte
  • Considere cuidadosamente cada convite antes de aceitá-los
  • Use eficientemente a tecnologia – telefone, e-mail, reuniões virtuais x reuniões Cara a Cara
  • Cautelosamente gerencie seu horário do dia mais produtivo… use-o para o seu trabalho mais importante.

E-mail

  • Examine o seu e-mail
  • Menos de um minuto: leia e delete ou arquive
  • Menos de cinco minutos: leia e responda, programe, delegue, arquive ou delete
  • Mais do que cinco minutos: programa tempo no seu calendário para ler e preparar a sua resposta
  • Use e peça aos outros para que use linhas descritivas do assunto: Assunto: Projeto X – prazo final ajustado
  • Solicite a retirada de listas de repartição que você não precisa
  • Use tecnologia para ajudar a gerenciar e-mail baseado no conteúdo, remetente ou outro critério
  • Mensagens automáticas para as pastas e notificá-lo
  • Use cores para destacar mensagens

 

Mesmo Tempo

  • Gerencie pró ativamente seu estado… use “Não me perturbe” quando você está ocupado ou dividindo a sua tela
  • Considere se uma mensagem instantânea é a maneira correta de comunicar-se com alguém
  • Use o telefone para mais do que duas rápidas questões
  • Envie um email se você precisa de um registro para o que foi acertado
  • Seja breve, mas educado… comunique as suas preferências

Reuniões

  • Você é preciso lá? Você precisa permanecer na reunião?
  • Reuniões começam, terminam no tempo… objetivo 30 minutos ou menos
  • Considere outros responsáveis pela criação de uma agenda de reuniões
  • Siga a agenda da reunião
  • Fixe-se com o tempo atribuído
  • As discussões interessantes, mas irrelevantes devem ser cortadas
  • Tomadores de decisão se não estiverem todos lá, reprograme
  • Se uma reunião atrasa, use o tempo para recuperar o atraso em tarefas menos críticas ou correio de voz.

Telefone

  • Reserve um tempo para receber ligações… chamada de tela toda as outras vezes ou encaminhe direto para o correio de voz
  • Mantenha chamadas breves… considere o propósito (pesquisa, plano de ação, decisão) e duração apropriado
  • Para terminar a conversa, use frases fechadas como “Nós concordamos…”

Informação

  • Se você não está usando:
  • Remova-a… você realmente precisa mantê-la? (siga as orientações de retenção de registros)
  • Arquive-a… como você a achará quando precisar?
  • .. alguém será um dono melhor ou existe uma área de depósito que a equipe use?
  • Crie uma área simples e organizada para manter os seus arquivos ativos.

Espaço

  • Limite a desordem… descarte o que você não está usando
  • Considere não ficar diretamente de frente para a porta… limite distrações
  • Organize sua mesa, computador, telefone para ser confortável, ergonomicamente correto
  • Inspire-se… decore seu ambiente

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