Reuniões são essenciais. Não há alternativa para a reunião face a face em certas situações, e contatos interpessoais podem adicionar uma dimensão inteiramente nova às relações de trabalho. Porém, muitas reuniões desperdiçam uma grande quantidade de tempo da gerência e do pessoal. Alguns gestores afirmam que cerca de metade do seu tempo de trabalho é gasto em reuniões. Um tempo adicional é gasto na preparação das reuniões e na redação das minutas. Um esforço consciente e contínuo tem de ser feito para diminuir esse tempo e tornar as reuniões mais eficazes, produtivas e satisfatórias.
Reuniões eficazes e construtivas enfocam os temas presentes, incluem somente participantes necessários e se concentram em alcançar uma solução praticável.
Preparação e disciplina são vitais. Também ajuda a tornar as reuniões práticas e focadas na tarefa.
As quatro regras básicas poderosas são:
- Participe,
- Fique focado,
- Mantenha o dinamismo e
- Chegue a uma finalização.
Se você vai participar de alguma reunião ou sempre participa, você pode inclusive impulsionar sua carreira, já pensou nisto? Entretanto, preste atenção a algumas dicas importantes:
• Saiba argumentar, dê a sua contribuição, apresente ideias, porém seja firme, ao mesmo tempo em que você deve utilizar a sua diplomacia e polidez, além de prezar pela ética em suas respostas. Além disso, é importante você ser objetivo em suas articulações.
• Faça seu Marketing Pessoal (sem exageros), tenha uma adequada comunicação interpessoal (tom de voz é muito importante e a forma de se expressar também, nunca interrompa o seu interlocutor).
• Você deve entender o seu papel em uma reunião e demonstrar o seu comprometimento com as ações tomadas.
• Suas roupas devem ser adequadas.
• Busque sinergia, pois a reunião também proporciona aprendizado.
• Seja pontual (isso é de fundamental importância).
• Preste atenção em suas expressões não-verbais.
• Concentre-se na reunião (seja um bom ouvinte).
Iniciada a reunião, será de sua responsabilidade o seu desenvolvimento e direcionamento, evitando dispersões. Apresentamos algumas sugestões para executar esta tarefa: Inicie a reunião pontualmente, mesmo que alguns integrantes estejam atrasados. Se esperar pela última pessoa, você estará incentivando a todos que se atrasem.
Faça uma breve exposição sobre o objetivo da reunião.
Se distribuir uma pauta, certifique-se de que todos a acompanham, desta forma você atingirá seus objetivos.
Se a discussão cair em um tópico e a decisão não for tomada, é sua função interpor e dizer algo como, “Para que possamos cumprir o cronograma do projeto, precisamos decidir.”;
Se for evidente que algo não pode ser resolvido, determine que será necessário resolvê-lo futuramente e acrescente-o ao cronograma do projeto.
Controle dos participantes: seja firme se o grupo se exaltar e sugira que a questão seja discutida em outra ocasião.
Ao final da reunião agende a próxima.
Se você convocou a reunião é, então, o responsável por fazer anotações ou para indicar alguém que o faça.
Aprender a ouvir:
a) Queres escutar: Lembre-se, não existe gente desinteressante e sim, ouvintes desinteressados.
b) Encare a outra pessoa: “Olhos nos olhos”, além de ser uma boa forma de se concentrar em quem fala, a outra pessoa sente que, na realidade, você a está escutando.
c) Mostre-se alerta: não muito tenso, seja paciente, descontraído, mas seus olhos, sua postura e sua atitude para com o interlocutor devem demonstrar interesse.
d) Escute para compreender: não escute somente pelo fato de escutar, ouça para obter uma compreensão verdadeira do que lhe estão dizendo.
e) Procure não interromper: a única vez que as pessoas não se importam de serem interrompidas é para receber aplausos. Fora de tal alternativa, evite interromper.
f) Didática do elogio: procure fazer com que a outra pessoa se sinta importante. A sua resposta pode ser um sorriso, um comentário favorável, um reforço ao que o outro está comunicando.
g) Pergunte: sempre que você não compreender algo, ou quando o assunto exigir maiores detalhes, ou ainda para que o outro se dê conta de que você está realmente escutando, faça perguntas.
h) Empatize com a outra pessoa: procure colocar-se no lugar da outra pessoa, olhar pelo seu ponto de vista para entender o que ela está querendo dizer.
i) Concentre-se: dirija a sua atenção para o que está sendo dito. Procure não se distrair com o que está se passando ao seu redor. Se for possível, evite também pensar em seus problemas, suas preocupações, seus receios.
j) Compartilhe a responsabilidade na comunicação: só uma parte da responsabilidade pertence a quem fala. Você, como ouvinte tem parte muito importante. Procure compreender.
k) Reaja às idéias e não à pessoa que fala: não permita que suas reações para com os outros influam na sua interpretação sobre o que foi dito. As idéias dos outros podem ser boas, ainda que essa pessoa não lhe seja simpática ou não lhe agrade na sua aparência.
l) Não se prepare mentalmente para intervir: constitui mal hábito de audição argumentar mentalmente enquanto a outra pessoa está falando. Ao invés de procurar compreende-la, você está criando um obstáculo de comunicação.
m) Evite prejuízos precipitados: espera até que todos os dados lhe sejam apresentados antes de tirar uma conclusão.
n) Use a diferença da proporção: você pode escutar mais rápido do que uma pessoa consiga falar. Use essa diferença para sedimentar o que ela acaba de dizer. Evite perder-se nos atalhos de sua imaginação.
o) Escutar é muito divertido: desenvolva essa atitude. Transforme o ato de ouvir em um jogo e tente, cada vez mais, melhorar seu resultado de retenção.
Como tomar notas:
Tenha sempre a mão caneta e papel;
Anote a informação com suas próprias palavras utilizando abreviaturas;
Use desenhos e cores para ilustrar e explicar melhor a informação;
Releia o recado com atenção para verificar se a informação está de acordo com o que foi falado;
Use títulos e numeração para organizar as notas.
Como participar de uma reunião
Muitos chefes ou mestres, a fim de permitir a cada um dos seus empregados emitir opiniões sobre o trabalho da semana ou da quinzena passada, ou mesmo de resolver melhor os problemas de trabalho, reúnem, periodicamente, os seus empregados. Saber participar de uma reunião não é uma coisa tão fácil como parece a primeira vista. Por isso, citaremos, a seguir, a adaptação feita por José Arthur Rios de sugestões do Departamento Norte Americano de Agricultura para os membros de um grupo de discussões
1) Fale francamente: A reunião pertence aos participantes. Diga o que pensa. As idéias de cada um sobre o assunto valem o que valem as de todos os demais, isto é, são extremamente importantes.
2) Ouça cuidadosamente o que os outros dizem: Procure compreender os outros, mesmo que discorde do que estão dizendo. Procure compreender quais os motivos que os levam a fazer tal ou qual afirmação.
3) Fique sentado durante todo o tempo: Orientador ou participante, nunca fale de pé.
4) Nunca interrompa quem estiver com a palavra: Espere que o outro termine seu pensamento.
5) Nunca monopolize a discussão: Fale pouco. Fale coisas que tenham realmente importância. Se a discussão esmorecer, faça perguntas que despertem novo interesse.
6) Não fuja da discussão: Não fique calado, apático ou indiferente. Se não entender alguma coisa, pergunte. Peça exemplos, fatos, casos concretos. Formule suas dúvidas. Procure analisar o que ouve à luz da sua experiência.
7) Se discorda de alguma coisa, diga: Faça-o com naturalidade, sem ênfase, com bom humor.
8) Não deixe sua observação para depois: Fale logo que sentir a necessidade de esclarecer algum ponto obscuro ou de contribuir com sua experiência. Não espere que o líder lhe dê a palavra.
9) Traga perguntas para a reunião: Traga material para o debate. Escreva notas, pontos que não compreende bem o assunto, artigos de jornal, opiniões com que concorda ou discorda, afirmações que ouviu no rádio, em conversa, numa conferencia, etc.
10) Leve os problemas do grupo para casa: Estude-os. Reflita sobre eles. A discussão é a primeira etapa de um longo processo educacional que deve terminar no foro intimo de cada um, pela reflexão sobre o que foi dito, pela elaboração de um ponto de vista pessoal sobre os problemas tratados.
Pierre Weil – Relações Humanas
PROCEDIMENTO PARA REUNIÃO
Planejamento
Definição da importância da reunião
Adquirir conhecimento sobre o assunto
Definição dos projetos a serem alcançados
Numero de participantes
Local de realização
Metodologia
Convocação dos participantes (meio de comunicação)
Outras programações (almoço. Lanches, recreação, etc)
Necessidade da confecção da Ata.
Organização
Confecção da Pauta
Definição da data, local e horário
Características dos participantes
Materiais didáticos necessários
Definição do coordenador e secretário
Seleção dos tópicos a serem discutidos
Documentos necessários para a reunião
Outros materiais (café,recreação)
Preencher e mandar a agenda e convocação
Condução da Reunião
Administração do tempo
Poder de analise
Imparcialidade
Firmeza e delicadeza
Estimulo e dialogo
Manutenção de rumo
Encorajamento à tomada de decisão
Avaliação de resultados
Auxilio a expressão de idéias
Harmonização
Criação e manutenção do clima
Avaliação
Alcance dos objetivos
Objetividade nas mensagens
Participação dos integrantes
Desempenho do coordenador e secretário
Necessidade de outra reunião
Necessidade de confecção da ata
Itens discutidos
Condições do local
Responsabilidade das pessoas em cumprir as atividades propostas
Por que as reuniões fracassam?
a) Interrupções e rupturas: salas barulhentas e interrupções como celulares e mensagens, gente chegando atrasada ou saindo mais cedo – tudo isso atrapalha as reuniões.
b) Perda de foco: as pessoas querem falar sobre aspectos das questões que não são relevantes, e a conversa é desviada para outros assuntos.
c) Objetivo não atingido: as decisões não são tomadas. As pessoas dizem que precisam de mais tempo. As informações dadas não são adequadas, ou não são compreendidas.
d) Motivos políticos e interpessoais vêm à tona: as reuniões se tornam um confronto. Os participantes formam gangues para duelar. Uma ou mais pessoas tentam manipular a reunião. Há segundas intenções no ar.
e) Falta de preparo: as pessoas não têm os fatos ou as informações consigo. Não foi feita qualquer pesquisa. Os documentos enviados não foram lidos.
f) Má liderança: ou o líder comanda a reunião como um general, sem flexibilidade, e todos ficam com medo de falar, ou o líder é fraco e a reunião é dominada pelos participantes. Entre esses dois extremos, a má liderança pode levar a : discussões irrelevantes, confrontos entre as pessoas, falta de disciplina e de padrões, gente lendo, conversar paralelas, atrasos, etc. Muitos problemas poderiam ser evitados com o líder adequado conduzindo a reunião.
g) Ambiente ruim: oito pessoas apertadas num sala que cabem três. Uma mesa cheia de xícaras de café e de chá, sem espaço para papéis. Ou três pessoas na ponta de uma enorme mesa de conferência. Salas barulhentas, reuniões em escritórios abertos, salas abafadas, ou frias como pátios de escolas. Algo parece familiar nisso tudo?
h) Falta de cumprimentos dos horários: as reuniões começando tarde. A pessoas chegando atrasadas. As sessões estendendo-se demais. Reuniões agendadas para momentos em que poucos participantes podem deixar o trabalho de lado, como por exemplo, reuniões no final do mês para contadores. Reuniões agendadas antes da informação necessária estar disponível ou válida (receita para conversar sem assunto), ou tarde demais para influenciar decisões.
i) As pessoas certas ausentes: as pessoas com informações necessárias não são convidadas ou não podem comparecer. Ausências inesperadas. Quinze minutos perdidos no inicio telefonando para as pessoas para lembra-las de que deveriam estar na reunião.
j) Sabotagem: as pessoas deliberadamente tentando manipular a reunião. Participantes com rixas ou desentendimentos com o líder ou com os outros participantes. Pessoas com segundas intenções, tentando conduzir a reunião no sentido que desejam.
k) Propósito indefinido: Como mostrado na seção “c”, reuniões nas quais os pensam estar por propósitos diversos dos reais.
l) Reuniões desnecessárias: reuniões “porque temos uma semana inteira”. Reuniões para passar uma simples mensagem, que poderia ter sido passada por e-mail ou memorando. Reuniões para impedir opiniões sobre uma idéia que poderia receber uma resposta escrita. Reuniões quando não há nada na agenda exceto os itens regulares. Reuniões para falar de assuntos já definidos ou arranjados em reuniões anteriores.
m) Pessoas erradas presentes: se a ausência das pessoas certas pode arruinar uma reunião, a presença das pessoas erradas pode ter o mesmo efeito.
As pessoas que não querem ou não precisam estar lá podem atrapalhar a reunião, mesmo sem querer. Se elas não tiverem conhecimento dos assuntos que estão sendo discutidos, podem fazer perguntas desnecessárias para compreender os procedimentos.
